MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)

Resume

MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)

 

Oleh

Sutrisna Wijaya

 

Management by objectives atau MBO pertama kali di perkenalakan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of management tahun 1945. Prosesnya juga berjalan dengan nama-nama lain, termasuk"manajemen berdasarkan sasaran", "manajemen berdasarkan hasil" atau "management by result", "goal management", "joint target setting", dan sebagainya. Walaupun menggunakan nama-nama yang berbeda prosesnya adalah sama. MBO telah berkembang sangat terkenal,terutama dalam organisasi-organisasi besar. Pada hakekatnya MBO menekankan pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan efektif.

MBO berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal, atau semi formal, yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manager dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi. Dengan pengembangan hubungan antara fungsi perencanaan dan pengawasan,MBO membantu menghilangkan atau mengatasi berbagai hambatan perencanaan.

 

Pengertian MBO

MBO sulit didefinisikan, banyak organisasi yang mempergunakannya dengan cara dan alasan yang berbeda. Secara umum esensi MBO teletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja sama, penentuan bidang tanggung jawab utama setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil dapat diukur yang diharapkan, dan penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoprasian satuan-satuan kerja serta penilaian sumbangan masing-masing anggota.

Dalam bukunya, Drucker menggunakan istilah management by drive untuk menggambarkan tanggapan-tanggapan organisasi terhadap berbagai tekanan keuangan atau pasar baru dengan "dorongan ekonomi" atau "dorongan produksi". Dalam praktek, hal ini memerikan perbaikan sementara, dan biasanya hanya menghasilkan ketidak-efisienan dan meningkatkan ketidakpuasan.

Di lain pihak, dalam MBO perencanaan efektif tergantung pada penentuan tujuan setiap manager yang diterapkan terutama sebagai fungsinya dalam organisasi. Drucker mengemukakan bahwa setiap manager harus menetapkan tujuan-tujuan mereka sendiri atau ikut aktif dalam proses penetapan tujuan. Selain itu, setiap tingkatan manager harus berpartisipasi dalam penetapan tujuan pada tingkat yang lebih tinggi,sehingga para manager akan lebih memahami tujuan-tujuan perusahan dengan luas dan baik. Menurut Drucker , hubungan antara setiap tujuan individual dengan tujuan umum itu sangat penting, karena maksud utama penerapan MBO adalah untuk mencapai efesiensi operasi seluruh organisasi melalui operasi yang efisien dan terintegrasi tujuan-tujuannya.

Sukses penerapan MBO didasarkan atas dua hipotesa. Pertama, bila seseorang melekat sangat kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya dibanding bila seseorang tidak merasa terikat. Hipotesa kedua adalah bahwa kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi. Hipotesa-hipotesa in menjelaskan mengapa metoda MBO dapat sukses dalam praktek manajemen.

MBO juga didasarkan pada konsep bahwa orang lebih menyukai dinilai menurut kriteria realistik yang mereka terima sebagai standar dalam penentuan tujuan dan identifikasi kriteria yang akan digunakan untuk menilai mereka. Berbagai tujuan dapat diukur dengan ukuran kuantitatif (seperti volume produksi atau penjualan, biaya, atau laba), sedangkan tujaun-tujuan lain dinilai kualitatif (seperti hubungan langganan, rencana pemasaran, atau pengembangan karyawan).

 

Sistem MBO Formal

Program-program MBO sangat bervariasi, banyak dirancang untuk digunakan dalam suatu kelompok kerja, tetapi banyak juga digunakan untuk keseluruhan organisasi. Metode-metode dan pendekatan-pendekatan yang digunakan para manajer dalam program MBO akan berbeda. Berikut ini adalah unsur-unsur umum sistem MBO yang efektif yang pada hakekatnya merupakan aspek-aspek proses pokok MBO:

1. Komitmen pada program. Program MBO yang efektif mensyaratkan komitmen para manajer disetiap tingkatan organisasi terhadap pencapaian tujuan pribadi dan organisasi serta proses MBO.

2. Penetapan tujuan manejemen puncak. Program-program perencanaan efektif dimulai dengan para manajer puncak yang menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota organisasi lainnya.

3. Tujuan-tujuan perseorangan. Setiap manajer dan bawahan merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas. Maksudnya adalah untuk membantu para karyawan memahami secara jelas apa yang diharapkan agar dapat tercapai.

4. Partisipasi. Derajat partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan sangat bervariasi. Sebagai pedoman umum, semakin besar partisipasi bawahan, semakin besar kemungkinan tujuan akan tercapai.

5. Otonomi dalam implementasi rencana. Setelah tujuan ditetapka dan di setujui, individu mempunyai keluasan dalam memilih peralatan untuk pencapaian tujuan. Manajer bebas mengimplementasikan dan mengembangkan program-program pencapaian tujuan tanpa campur tangan atasan langsung dengan batasan-batasan organisasi.

6. Peninjauan kembali prestasi. Manajer dan bawahan bertemu secara periodik untuk meninjau kembali kemajuan terhadap tujuan.

 

Kekuatan Dan Kelemahan MBO

Dalam suatu survai terhadap para manajer , Tosi dan Carrol mengemukakan kebaikan-kebaikan berbagai program MBO, yang dapat diperinci sebagai berikut :

1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.

3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.

4. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.

5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu. Ini juga memungkinkan para bawahan mengetahui kualitas pekerjaan mereka dalam hubunganya dengan tujuan organisasi.

Ada dua kategori kelemahan-kelemahan khas untuk organisasi yang mempunyai program-progam MBO formal. Kategori pertama adalah kelemahan-kelemahan yang melekat (inherent) pada proses MBO. Ini mencangkup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta biasanya meningkatakan banyaknya kertas kerja. Dalam kategori kedua, kelemahan-kelemahan seharusnya tidak ada tetapi sering dijumpai dalam pengembangan dan implementasi program-program MBO. Kategori kedua ini menyangkut beberapa masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

1. Gaya dan dukungan manajemen. Para manajemen puncak harus terlibat secara penuh dan memberikan dukungan melalui kegiatan MBO, yang lebih suka pendekatan otoritas yang kuat dan pembuatan keputusan yang desentralisasi yang memerlukan pendidikan dan pelatiahan dalam penerapan MBO.

2. Penyesuaian dan perubahan. Manajer harus mendukung perubahan dalam struktur organisasi, pola wewenang, dan prosuder pengawasan. 3.Keterampilan-keterampilan antar pribadi. Latihan dalam pembimbingan dan wawancara perlu dilakukan dalam proses penetapan tujuan dan peninjauan kembali manajer-bawahan.

4. Deskripsi jabatan. Harus ditinjau kembali dan direvisi sesuai perubahan kondisi organisasi.

5. Penetapan dan pengkoordinasian tujuan yang menantang, sekaligus realistik merupakan sumber kebingungan manajer. Disamping itu, mungkin ada kesulitan untuk mengkoordinasi tujuan organisasi secara keseluruahan dengan kebutuhan-kebutuhan pribadi dan tujuan perseorangan.

6. Pengawasan metoda pencapaian tujuan. Manajer dapat mengalami frustasi bila usahanya dalam mencapai tujuan tergantung pada pencapaian bagian lain dalam organisasi. Penetapan tujuan kelompok dan fleksibelitas dibutuhkan untuk memecahkan jenis masalah.

7. Konflik antara kreativitas dan MBO. Uasaha yang dapat memecahkan malah ini adalah dengan menempatkan inovasi dan perubahan menjadi bagian proses penetapan tujuan.

 

Membuat MBO Efektif

Hal-hal yang harus diperhatikan adalah unsur-unsur yang diperlukan bagi efektivitas MBO, yang dipandang sebagai tahap pokok yang diperlukan manajer tingkat atas adalah sebagai berikut :

1. Mendidik dan melatih manajer. Agar MBO sukses, manajer harus memahaminya dan memiliki keterampilan yang sesuai.

2. Merumuskan tujuan secara jelas. Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan adalah realistik dan mudah dipahami, serta akan digunakan untuk mengevaluasi prestasi.

3. Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu. Manajer-manajer puncak harus memberikan dukungan secara kontinyu untuk menjaga program sebagai bagian vital prosedur pengoperasian organisasi.

4. Membuat umpan balik efektif. System MBO tergantung pada para partisipan yang mengetahui posisi mereka dalam hubungannya dengan tujuan-tujuan.

5. Mendorong Partisipasi. Manajer menyadari bahwa partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan bersama dapat mengandung implikasi pengalokasian kembali kekuasaan. Manajer harus mendorong bawahan untuk mengambil peranan yang lebih aktif.

 

 

REFERENSI :

T. Hani Handoko. 2006. Manajemen Edisi 2.